„Tu câte ore lucrezi într-o zi?”.

Fie din pură curiozitate, fie din coincidență contextuală, în ultimul timp, întrebarea a devenit centrul de interes al studiilor și cercetărilor mele în sectorul productivității și managementul timpului.

Și recunosc, sunt total fascinată de perspectiva conform căreia, în contextul antreprenorial, „8 ore”, „10 ore” sau chiar „14 ore” nu doar că sunt răspunsuri nelipsite, ci sunt răspunsuri celebrate.

O bună perioadă de timp, în anii 2016 și 2017, m-am pierdut eu însămi în vortexul culturii „hustle” și „hard work”, celebrând ceea ce acum numesc, mai în glumă, mai în serios, „the business of busyness”.

Este un adevăr că trebuie să lucrezi mult, dar este un mit că trebuie să lucrezi 14 ore.

În mai 2018, când am început să dezvolt cursul „The Productivity Spaceship”, nu mi-am propus să dezvolt doar un sistem de time management, ci să încerc pe cât posibil să schimb mentalități toxice. Începând, în primul rând, cu a mea.

În prezent, din discuții și interviuri, statistici și cercetări, am înțeles că:

▪ există o diferență clară între cantitate, respectiv numărul de ore lucrate, și calitate, respectiv numărul de task-uri efectuate.
▪ există o diferență între eficiență, respectiv „a face lucrurile cum trebuie”, și eficacitate, respectiv „a face lucrurile care trebuie”.
▪ există o diferență majoră între timpul utopic, respectiv timpul pe care credem că îl petrecem lucrând, și timpul real, respectiv timpul pe care îl petrecem efectiv lucrând.

Într-o lume a distragerilor, ne confruntăm cu tot mai multe dificultăți la capitolul calitate: capacitatea noastră de concentrare este scăzută, suntem copleșiți de responsabilități, suntem ineficienți și ineficace, iar rezultatele obținute nu sunt întotdeauna cele așteptate. În acest sens, în loc să identificăm cauzele problemelor și să implementăm soluții sustenabile, simțim nevoia să suplinim prin cantitate, crescând numărul de ore lucrate.

Însă, obiectivul NU este să lucrăm mai multe ore, ci…

▪ să avem o evaluare reală a timpului investit în proiectele profesionale și personale;
▪ să fim eficienți și eficace, în același timp;
▪ să ne dezvoltăm un work ethic bazat pe principii sustenabile;
▪ să practicăm deep work și să atingem o stare de flow;
▪ să înțelegem efectul pe care distragerile îl au asupra productivității noastre;
▪ să aplicăm sisteme specifice în vederea gestionării cu succes a distragerilor;

Astfel, în acest articol, am explorat răspunsurile a 5 întrebări – cheie:

1. Ce înseamnă deep work?
2. Ce înseamnă flow state?
3. Ce sunt distragerile?
4. Care sunt tipurile de distrageri?
5. Cum gestionăm distragerile?

CE ÎNSEAMNĂ DEEP WORK?

„Tu câte ore reale lucrezi într-o zi?”.

Pe parcursul cercetărilor mele, am simțit nevoia să realizez o diferențiere clară între timpul utopic, respectiv timpul pe care credem că îl petrecem lucrând, și timpul real, respectiv timpul pe care îl petrecem efectiv lucrând.

Conform concepției mele, timpul real este reprezentat de timpul pe care îl petrecem practicând deep work, aflându-ne într-o stare de flow. Pură concentrare. Fără distrageri.

Conceptul de deep work este definit de către Cal Newport în cartea intitulată „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”. Conform autorului, prin deep work, înțelegem „toate activitățile profesionale efectuate într-o stare de concentrare fără distrageri, care ne împing capacitățile cognitive la limita lor. Aceste eforturi creează valoare, ne îmbunătățesc abilitățile și sunt greu de reprodus”.

„O stare de flow poate fi atinsă prin deep work” – Cal Newport

CE ÎNSEAMNĂ FLOW STATE?

Conceptul de flow state este definit de către Mihaly Csikszentmihalyi în cartea intitulată „Flow: The Psychology of Optimal Experience”. Conform autorului, prin flow înțelegem „o stare mentală de operare în care o persoană care desfășoară o activitate este complet absorbită de un sentiment de concentrare absolută, implicare deplină și bucurie intensă pe tot parcursul proceselor desfășurate”. În esență, activitățile generatoare de flow sunt acelea în care ne simțim complet absorbiți, pierzând noțiunile de spațiu și timp.

CE SUNT DISTRAGERILE?

Distragerile sunt factorii interni și externi care au puterea de a-ți distrage atenția de la o zonă concretă de focalizare. Conform concepției mele, distragerile sunt orice elemente care stau în calea activităților pe care încerci să le îndeplinești.

▪ Dacă vrei să scrii un articol, o distragere este tot ceea ce nu are legătură cu scrierea acelui articol;
▪ Dacă vrei să citești o carte, o distragere este tot ceea ce nu are legătură cu cititul acelei cărți;

CARE SUNT TIPURILE DE DISTRAGERI?

Distragerile sunt peste tot.
Sunt oamenii din jurul nostru, apelurile și mesajele, notificările și zgomotul, ideile și sentimentele, etc.

Fiindcă distragerile pot lua o multitudine de forme, am creat o clasificare clară a celor 4 tipuri de distrageri.

1. DISTRAGERILE BIOLOGICE

Provenind din surse interne, distragerile biologice includ toți factorii care au legătură cu somnul și nutriția noastră. Prin urmare, lipsa de concentrare poate să apară atunci când îți este foame sau sete, te simți obosit și ești lipsit de energie.

2. DISTRAGERILE MENTALE ȘI EMOȚIONALE

Provenind, de asemenea, din surse interne, acestea includ toți factorii care au legătură cu starea noastră emoțională și mentală. Prin urmare, orice sentiment, emoție, gând, convingere, idee poate să devină o distragere și un obstacol în calea concentrării.

3. DISTRAGERILE DE MEDIU

Provenind din surse externe, acestea includ toți factorii care sunt conectați cu mediul tău de lucru. Printre aceștia, menționez tipul locației și ambientul general, zgomotul de fundal, lumina, temperatura și caracteristicile ergonomice a mobilierului. Mai mult decât atât, dacă mediul este unul social, oamenii se pot afla, de asemenea, pe lista distragerilor.

4. DISTRAGERILE DIGITALE

În prezent, acest tip de distragere este cel mai cunoscut, afectând puternic obiceiurile de lucru ale generațiilor Y și Z. Provenind din surse externe, acestea includ toți factorii care au legătură cu mediul digital, menționând e-mail-urile, notificările, rețelele Social Media, etc.

CUM GESTIONĂM DISTRAGERILE?
THE DISTRACTION MANAGEMENT SYSTEM™

 

Productivitatea este personală. Iar răspunsul pentru întrebarea „Cum gestionăm distragerile?” poate să fie formulat sub o multitudine de forme. Tocmai de aceea, nu cred că există sisteme de succes și rețele revelatoare.

De-a lungul timpului, am încercat să îmi formulez propriul răspuns la întrebare, ajungând să creez ceea ce astăzi se numește The Distraction Management System™. Este un framework, o metodologie practică în 4 pași simpli, pe care am dezvoltat-o în timp, printr-un process de tipul try & error.

În prezent, a devenit ghidul meu personal în gestionarea distragerilor. Fiindcă a funcționat pentru mine și am simțit cum aceste principii îmi îmbunătățesc în mod real eficiența și eficacitatea, am decis să împărtășesc toate cele 4 principii, alături de exemplul meu personal.

Pentru a-ți facilitatea crearea propriului sistem personalizat, urmează instrucțiunile de mai jos și aplică cei 4 pași esențiali.

 INSTRUCȚIUNI EXERCIȚIU:

▪ Programează-ți 45 de minute pentru a finaliza exercițiul;
▪ Limitează distragerile din jur: blochează notificările, fie activează opțiunea mod avion;
▪ Configurează-ți mediul de lucru: pregătește-ți hârtie și pixuri, fie creează un nou document pe laptop, telefon sau tabletă; asigură-te că ai lângă tine niște gustări sănătoase și un pahar cu apă rece;

 

ETAPE EXERCIȚIU:

PASUL #1. IDENTIFICĂ DISTRAGERILE

Care sunt cele mai comune distrageri cu care te confrunți zilnic?”.

Creează o listă cu toate tipurile de distrageri, organizându-le conform celor 4 tipuri distincte: distrageri biologice (1), distrageri mentale și emoționale (2), distrageri de mediu (3) și distrageri digitale (4).

Pentru prima parte a exercițiului, am creat o listă cu distragerile cu care mă confrunt personal. Nu uita, productivitatea este personală. Lista ta de distrageri poate să fie similară sau chiar total diferită.

DISTRAGERI BIOLOGICE:

▪ Senzația de foame;
▪ Senzația de sete;
▪ Lipsa somnului și oboseala;

DISTRAGERI EMOȚIONALE ȘI MENTALE:

▪ Emoțiile negative: stres, anxietate, frică, lipsa de încredere, lipsa de motivație;
▪ Ideile și gânduri spontane;
▪ Overthinking;

DISTRAGERILE DE MEDIU:

▪ Spațiul de lucru dezorganizat;
▪ Întâlnirile spontane cu diferite persoane când lucrez în cafenele și locații de tip co-working space;

DISTRAGERILE DIGITALE:

▪ Notificările aplicațiilor din categoria Social Media;
▪ Apelurile neplanificate și mesajele;
▪ Aplicațiile din categoria „Games”;
▪ Netflix;
▪ Conținutul slab calitativ, care nu îmi aduce valoare – adăugată (articole, video-uri, podcast-uri, etc.);
▪ E-mail;

Care sunt distragerile cu care te confrunți? Lasă-mi un mesaj sau scrie un comentariu în câmpul de mai jos!

 

PASUL #2. GESTIONEAZĂ DISTRAGERILE

„Cum poți să acționezi concret pentru a gestiona cele mai comune distrageri?”.

După ce ai creat o listă completă cu toate distragerile, obiectivul este să creezi o strategie sustenabilă. Pentru fiecare distragere scrisă, identifică cel puțin o acțiune concretă pentru eliminarea sau limitarea acesteia.

Pentru a doua parte a exercițiului, pentru cele mai comune distrageri cu care mă confrunt, am precizat una sau mai multe soluții pe care le aplic în mod constant.

DISTRAGERE: Senzația de foame

STRATEGIE ACȚIONABILĂ #1: În prezent, programul nutrițional pe care îl urmez este compus din 3 mese pe zi. Încerc să nu sar peste nicio masă, iar fiecare este programată într-un interval orar fix: micul – dejun (între 06:30 – 08:00), prânzul (între 11:30 – 13:00), cina (17:30 – 19:00).
STRATEGIE ACȚIONABILĂ #2: De asemenea, în cadrul programului nutrițional, am introdus 2 gustări, care nu au un program fix și pe care le pot mânca la orice oră din zi.
STRATEGIE ACȚIONABILĂ #3: În completarea programului nutrițional, am introdus în fiecare săptămână o serie de tablete cu vitamine.

DISTRAGERE: Senzația de sete

STRATEGIE ACȚIONABILĂ #1: În fiecare zi, încerc să beau cel puțin 2 L de lichide, fie apă, suc natural de portocale, lapte sau smoothies.
STRATEGIE ACȚIONABILĂ #2: Pentru monitorizarea mai atentă a consumului de apă și evitarea deshidratării, mi-am achiziționat EQUA Smart Water Bottle. Urmează să ajungă la finalul lunii aprilie.

DISTRAGERE: Lipsa somnului și oboseala

▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #1: În trecut, m-am confruntat cu probleme de concentrare din cauza lipsei somnului, resimțind o senzație de oboseală constantă. În prezent, programul meu de somn este unul fix, dormind aproximativ 7 – 8 ore în fiecare noapte. De cele mai multe ori, rutina mea de seară începe la ora 20:30 și adorm în jurul orei 22:00 sau 23:00. Mă trezesc în fiecare dimineață la ora 06:00.
▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #2: În cazul în care nu reușesc să dorm suficient, incorporez un power nap de 20 de minute în programul zilei respective.
STRATEGIE ACȚIONABILĂ #3: Pentru creșterea energiei în timpul unei zile, aleg să beau un ceai verde sau un ceai negru.
STRATEGIE ACȚIONABILĂ #4: Aleg să beau o cafea doar ca o ultimă soluție. În februarie 2019, am decis să renunț la consumul de cafea din cauza efectelor negative pe care le are asupra sănătății.

DISTRAGERE: Emoțiile negative și overthinking

▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #1: În fiecare dimineață, realizez un exercițiu foarte ușor de meditație și mindfulness, intitulat „The Morning Pages”. Adaptând ușor exercițiul conform nevoilor mele, obiectivul meu, în fiecare dimineață, este acela de a redacta 500 de cuvinte, punând într-un note toate ideile, gândurile și emoțiile pe care le simt. Inițial, am început exercițiul în august 2018, fără să îl urmez constant, însă de la 1 ianuarie 2019 îl fac constant în fiecare dimineață.
▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #2: De cele mai multe ori, combin exercițiu precedent cu o altă tehnică, intitulată „Daily Affirmations”. Astfel, în fiecare zi, îmi închei exercițiul „The Morning Pages” prin scrierea și repetarea unor afirmații, idei și mantre ce au ca scop eliminarea emoțiilor negative.
▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #3: În anumite zile, completez un „Gratitude Journal”, realizând o listă cu toate lucrurile pentru care sunt recunoscătoare.
STRATEGIE ACȚIONABILĂ #4: Când simt că primele 3 strategii nu funcționează în totalitate, realizez diferite exerciții de introspecție, preluate și păstrate, de-a lungul timpului, din diferite cărți sau sesiuni de coaching.
▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #5: În ultimul rând, îmi planific constant sesiuni de coaching alături de Noëla Zaharia. În sesiunile organizate, Noëla se concentrează pe învățarea non-formală și provocarea prin practică, integrând cu succes principiile gândirii laterale. Motivul pentru care mă reîntorc mereu este faptul că Noëla ghidează mereu prin întrebări, ajutându-te să explorezi și formulezi singur cele mai potrivite răspunsuri pentru întrebările tale.

DISTRAGERE: Notificările aplicațiilor din categoria Social Media

▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #1: În primul rând, pentru gestionarea aplicațiilor din categoria Social Media, mi-am dezactivat notificările pentru cea mai mare parte dintre aplicații: Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, Tumblr, Youtube și Pinterest.
▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #2: În al doilea rând, utilizând ScreenTime, un feature integrat odată cu instalarea iOS 12, am setat o limită de timp pentru aplicațiile din categoria „Social Networking”. În prezent, limita de timp este de 90 de minute.
▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #3: În al treilea rând, utilizând ScreenTime, am activat opțiunea intitulată „Downtime”. Pe parcursul intervalului setat, în cazul meu, 22:00 – 08:00, cea mai mare parte a aplicațiilor sunt blocate.

DISTRAGERE: Apelurile neplanificate și mesajele

▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #1: În primul rând, în cea mai mare parte a timpului, telefonul meu este fie în modul „Silent”, fie în modul „Vibrate”.
▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #2: În al doilea rând, în intervalul 22:00 – 08:00, am activat opțiunile „Do Not Disturb” și „Bedtime”. Când cele două funcții sunt activate, toate notificările, apelurile și mesajele intră în modul „Silent”, sunt salvate în „Notification Centre” și apar după terminarea intervalului setat. Opțiunile permit doar apelurile din partea contactelor favorite. Cu toate acestea, pentru a mă asigura că nu ratez vreo urgență, un al doilea apel, primit din partea aceleiași persoane, într-un interval de 3 minute, va intra înapoi în modul „Vibrate”.

DISTRAGERE: E-mail

▪ STRATEGIE ACȚIONABILĂ #1: Pentru gestionarea e-mail-urilor, mi-am stabilit un interval fix, zilnic, în care organizez, arhivez sau răspund la toate mesajele primite. În prezent, am atins obiectivul de „Inbox 0” pentru toate adresele mele de e-mail.

Tu ce soluții aplici pentru gestionarea distragerilor? Lasă-mi un mesaj sau scrie un comentariu în câmpul de mai jos!

 

PASUL #3. PLANIFICĂ-ȚI ACTIVITĂȚILE & PLANIFICĂ-ȚI DISTRAGERILE

Tu îți planifici timp pentru relaxare și recuperare?”.

Fie că preferi să îi spui „relaxare”, „timp liber” sau chiar „timp pierdut”, adevărul este că ai nevoie de el. Dacă nu cauți conștient un echilibru între muncă și relaxare atât creierul, cât și corpul tău, vor căuta destinerea oricând, oriunde.

Ți s-a întâmplat vreodată să vrei să lucrezi sau să studiezi, dar să nu te poți concentra? Să te simți epuizat și obosit? Dacă vrei să lucrezi la capacitate maximă, să practici deep focus și să atingi o stare de flow, este esențial să iei pauze și să îți rezervi timp pentru relaxare și recuperare.

Dar probabil că te întrebi ce poți face concret…

▪ Prin urmare, definește-ți intervalul sesiunilor de lucru și planifică-le în calendar.
▪ Ulterior, definește-ți durata pauzelor și integrează-le eficient pe parcursul întregii zilei.
▪ Combină acest principiu cu strategiile identificate în pasul precedent.

Fie poți experimenta și crea un model personalizat, fie poți utiliza unul dintre modele deja cunoscute. Printre acestea, recomand „Tehnica Pomodoro”, „Metoda 52.17” sau „Metoda 90-20”.

Personal, pentru cele mai multe dintre activități, prefer Tehnica Pomodoro. Fiindcă sesiunile de lucru au o durată scurtă, respectiv 25 de minute, îmi este foarte ușor să mă motivez să încep să lucrez, dar și să stau departe de distrageri. Conform modelului, după fiecare sesiune de lucru, îmi acord o pauză de 5 minute. Iar după 4 sesiuni consecutive de lucru, îmi acord o pauză mai lungă, cu o durată de 30 minute.

Recunosc că aceste pauze scurte, dar dese, îmi conferă un confort psihologic și mă ajută să controlez mai bine ceea ce numim „FOMO” sau „the fear of missing out”. Realist vorbind, câte mesaje „importante”, apeluri „urgente” și știri „de ultimă oră” poți pierde în 25 de minute? Din proprie experiență, îți spun sincer că, de cele mai multe ori, nu pierzi nimic.

 

PASUL #4. MĂSOARĂ ȘI MONITORIZEAZĂ

Tehnologia poate fi privită, paradoxal, atât ca o distragere, cât și ca un instrument al productivității.

Pentru un maximum de performanță, te încurajez să privești perspectiva pozitivă a tehnologiei și să integrezi aplicațiile în procesul de măsurare și monitorizare a activității tale. Concret, selectează câteva Tools & Software pentru a-ți gestiona distragerile, monitorizează-ți performanța și calibrează-ți strategia în funcție de rezultatele obținute.

În prezent, atât pentru măsurarea și monitorizarea distragerilor, cât și pentru îmbunătățirea capacității de concentrare, utilizez aplicațiile ScreenTime și Forest.

1. SCREENTIME: În primul rând, pentru a monitoriza timpul pe care îl petrec pe telefon, utilizez ScreenTime, un feature integrat odată cu instalarea iOS 12. Acesta îmi permite să analizez cât timp petrec în fiecare zi pe telefon, dar și care sunt cele mai accesate aplicații. Mai mult decât atât, îmi permite să setez limite de timp pentru fiecare categorie de aplicații, dar și să stabilesc intervale orare concrete în care toate apelurile, mesajele și notificările intră în modul silențios.
2. SPACE: O alternativă perfectă pentru ScreenTime este Space, un app cu features similare, pe care l-am folosit o perioadă îndelungată atât pe Android, cât și pe iOS, înainte de instalarea iOS 12.
3. FOREST: Pe lista aplicațiilor mele preferate se regăsește și Forest. Având o tematică extrem de atractivă, aplicația integrează cu succes recompense vizuale și tehnici de responsabilizare, sub forma conceptului plantării unei păduri. Pe măsură ce îți petreci timpul lucrând, ai oportunitatea de a cumpăra semințe și de a planta o serie de specii de copaci. În schimb, dacă ești distras, părăsești aplicația sau îți abandonezi pădurea, copacii se veștejesc. Ceea ce este cool este faptul că acțiunile tale pot avea un impact real. În momentul în care cheltui monedele virtuale pentru plantarea copacilor, echipa Forest donează o parte din încasările generale către organizația Trees for the Future, până în prezent fiind plantați, real, aproximativ 400.000 de copaci.

Care sunt aplicațiile pe care le utilizezi pentru monitorizarea distragerilor? Lasă-mi un mesaj sau scrie un comentariu în câmpul de mai jos!

THE FINAL THOUGHTS

▪ În cadrul acestui articol nu se utilizează principii de affiliate marketing. Toate cărțile și aplicațiile menționate sunt recomandări personale.